Eine der Fragen, auf die ich in kleinen Unternehmen am Häufigsten irritiert angeschaut werde, geht so:

“Wie managed ihr denn hier Projekte?”

Wenn ich erkläre, was ich damit meine, ähneln sich die Antworten sehr:
“Da kümmert sich jeder selbst drum”
“So richtige Projekte außer dem Tagesgeschäft haben wir hier ja gar nicht”
“Was heißt schon managen?”

Projekt-Management wird dabei gerne als etwas gesehen, was nur große Firmen benötigen. Ich möchte kurz dagegen halten.

Ihr habt jede Menge Projekte

• Ihr führt ein neues CRM ein
• Die neuen Richtlinien zur Sonstwas-Verordnung müssen ab Januar eingehalten werden
• Der Bau der neuen Halle wird geplant
• Eine Agentur kümmert sich um eine neue Instagram-Kampagne zur Mitarbeitergewinnung

Selbst kleinste Unternehmen haben häufig diverser solcher Projekte laufen. Vielleicht hilft dabei eine kurze Definition:

“Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten besteht und durchgeführt werden kann, um unter Berücksichtigung von Vorgaben wie etwa Zeit, Ressourcen […] und Qualität ein Ziel zu erreichen” (Quelle: Wikipedia)

Also: Wenn wir etwas vorhaben, was wir sonst nicht tun, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, haben wir ein Projekt. Aber da gerade in kleinen Unternehmen diese Projekte etwas sind, was man “nebenbei” tut (während man mit dem Tagesgeschäft voll ausgelastet ist), wird so wenig Aufwand wie möglich investiert.

Also, Projekte sind da und werden ohne großes Drumrum abgearbeitet. Aber ist das nicht gut so?

Projekte ohne Projektmanagement haben zu viele Risiken

Die wichtigsten davon:

1. Zeitrisiko

Wenn Projekte wie jedes andere Tagesgeschäft auch behandelt werden, besteht die Gefahr, dass sie untergehen und damit zu lange auf notwendige Zuarbeiten und Entscheidungen warten. Sie könnten längst fertig sein, werden aber durch fehlendes Projektmanagement ausgebremst.

2. Umsetzungsrisiko

Projekte, die nicht aktiv verfolgt werden, tendieren dazu, nicht offiziell zu enden, sondern an einem zufälligen Zeitpunkt zu “versanden”. Dann sind sie zwar oft noch als “da war doch mal was” in den Köpfen, werden aber nicht mehr aktiv verfolgt.

…und das ist schlecht, weil….

Arbeit ist erst dann sinnvoll, wenn sie Geld verdient. Das ist bei Projekten meist erst am Ende oder bei bestimmten Meilensteinen der Fall.

In beiden oben genannten Fällen ist Zeit und Aufwand in das Projekt geflossen, ohne dass die Ergebnisse voll zum tragen kommen. Im besten Fall wurden die Hauptziele erreicht, doch selbst dann fehlt es meist an letzten Arbeiten wie Dokumentation, Bewusstsein über notwendige Folgearbeiten oder schlicht und einfach Wertschätzung der Personen, die das Projekt umgesetzt haben.

Im schlimmeren und häufigeren Fall ist das Projekt “eingeschlafen”, ohne dass die Ziele erreicht wurden – ob aus Zeitmangel, wegen Widerständen in der Belegschaft oder zu hoher Kosten. Durch ein fehlendes klares Projektende können aber eventuell bereits erreichte Vorteile nicht genutzt werden*, ggf. anfallende Kosten werden nicht beendet und für die Beteiligten bleibt das ungute Gefühl einer unbeendeten Arbeit.

*Beispiel: Man denke z.B. an Tablets, die wir für ein später gescheitertes Digitalisierungsprojekt angeschafft haben und die jetzt im Lager liegen. Wenn wir das Projekt beenden, fragen wir: Wohin mit den Tablets? Ob verkaufen oder anderweitig nutzen, sie bringen mehr als jetzt. Lassen wir das Projekt offen, liegen sie einfach weiter.

Projektmanagement muss nicht aufwändig sein

Aus meiner Sicht umfasst ein minimales Projektmanagement drei notwendige Schritte:

1. Projekte werden bewusst gestartet
2. Der Status jedes Projekts wird regelmäßig betrachtet
3. Projekte werden bewusst beendet

Projektstart

Um ein Projekt vernünftig zu starten, sind sich die wichtigsten Beteiligten über diese Fragen im Klaren:

• Was soll erreicht werden? (Ziel)
• Bis wann soll es erreicht werden? (Zeit)
• Was brauchen wir dafür? (Ressourcen)
• Wer ist verantwortlich, das Ziel und den Weg dahin im Auge zu behalten? (Projektleitung)

Diese Fragen können für ein kleines Projekt in 10 Minuten besprochen werden. Wenn man die gemeinsamen Antworten darauf noch kurz aufschreibt und für alle Beteiligten teilt (im einfachsten Fall eine E-Mail), hat man schon viel Verbindlichkeit gewonnen.

Für größere Projekte empfiehlt es sich, neben den Zielen auch das Vorgehen zu planen und Themen wie Entscheidungen, Budget etc. vorher zu besprechen – ggf. auch in einem Kick-Off mit allen wichtigen Beteiligten.

Projektstatus

Das Ziel des Projektes ist bekannt und bis wann es erreicht werden soll. Nun muss regelmäßig geschaut werden, ob das Projekt “läuft”, d.h. ob wir auf dem Weg zu einem erfolgreichen Abschluss sind.

Für kleine Projekte genügt hierfür schon, dass einen Rahmen gibt, in dem laufende Projekte kurz angesprochen werden können – beispielsweise im wöchentlichen Meeting. Für größere Projekte sollte etwas mehr Zeit zur Verfügung stehen, um Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen.

Projektabschluss

Projekte enden. Manchmal mit einer großen Einweihungsfeier, oft aber stillschweigend, weil die wichtigsten Tätigkeiten ausgeführt wurden und die Reste nebenbei erledigt werden. Auch wenn dies meist für alle Beteiligten irgendwie reicht, hat ein “offizieller” Projektabschluss mehrere Vorteile:

• Es ist allen Beteiligten klar, dass das Projekt zu Ende ist.
• Eventuell notwendige Restarbeiten oder Folgeprojekte können kurz besprochen werden
• Das Geschaffte kann gewürdigt werden (dies sollte nicht unterschätzt werden!)
• Gelegenheit zu “lessons learned”: Was haben wir gelernt? Was machen wir nächstes Mal anders?

Projektmanagement einführen

Es ist tatsächlich ziemlich einfach, so ein Basis-Projektmanagement einzuführen. Es braucht neben 2-3 Vorlagen, die auf eine übersichtliche A4-Seite passen, nur die Konsequenz, es auch zu tun. Ich unterstütze gerne dabei.